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Anche l'Asl di Parma entra nel grande archivio gestito dalla Regione

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Un’unica struttura di riferimento per tutta la pubblica amministrazione in Emilia-Romagna per la conservazione, l’archiviazione e la gestione dei documenti informatici, che a regime gestirà 40 milioni di documenti informatici. A un anno dall’avvio del Polo archivistico regionale (Parer), costituito nella struttura dell’Ibc, a Bologna un seminario («Un futuro per il presente. Politiche, strategie, strumenti della conservazione digitale») ha fatto il punto della situazione su questo progetto.

PARTECIPA ANCHE L'ASL DI PARMA. Il polo archivistico dell’Emilia-Romagna è l’unico in Italia che è già operativo. Funziona di fatto come il caveau di una banca ma, anzichè soldi, gestisce e conserva documenti informatici (in originale) degli enti, senza limiti di tempo.
Il polo è finanziato interamente dalla Regione per un costo annuo di circa 2 milioni. «A proposito dei risparmi che la digitalizzazione dei documenti consente alle pubbliche amministrazioni - ha spiegato Marco Calzolari, responsabile del servizio - si stima che già solo la stampa del Bollettino della Regione (contenente tutti i provvedimenti emanati dall’ente, ndr) costa 2 milioni e 180mila euro. Contiamo che con l'archiviazione dei documenti sanitari, ora gestiti dalle Asl, si avranno ulteriori risparmi». Al momento per la pubblica amministrazione il servizio è gratuito per i primi tre anni, poi si valuterà. Le prime Asl che aderiranno al servizio entro la fine dell’anno sono quelle di Reggio Emilia, Parma, Forlì, Piacenza.

LE CARATTERISTICHE DEL PROGETTO. «Con questo progetto - ha spiegato la vicepresidente della Regione e assessore alla semplificazione e trasparenza Simonetta Saliera - la Regione sostituisce ai flussi di documenti cartacei, complessi e spesso ripetuti, i percorsi molto più semplificati dei documenti elettronici con numerosi effetti positivi: miglioramento dell’efficienza, riduzione del tempo di avvio di nuovi servizi; valorizzazione del patrimonio informativo dovuta alla maggiore e più semplice condivisione delle informazioni; riduzione dei costi e dell’impatto ambientale, minor consumo energetico; più trasparenza vista la maggiore e più estesa disponibilità al pubblico di documenti e informazioni».
Il seminario è stato organizzato dall’Ibc per approfondire, in diverse sessioni tematiche, alcuni temi generali sulla dematerializzazione e la conservazione digitale.

In esercizio dal gennaio 2010, il Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna è un vero e proprio archivio digitale pubblico, gestito da una pubblica amministrazione a disposizione di Enti locali, Aziende sanitarie, Università e di tutte le strutture statali del territorio. Oltre a garantire la conservazione dei documenti, il Parer supporta le pubbliche amministrazioni nei processi di dematerializzazione (di sostituzione cioè della carta con documenti elettronici), innovazione e semplificazione amministrativa anche con attività di formazione e consulenza. L’obiettivo è favorire una crescita omogenea di tutte le amministrazioni, utilizzare al meglio le potenzialità tecnologiche e migliorare così i servizi ai cittadini.

Attualmente sono convenzionati con il Parer oltre 60 enti, che vanno dal Comune di Caminata (che ha 287 abitanti) all’Università di Bologna, passando per tutte e nove le province emiliano-romagnole. I documenti informatici conservati sono circa 50mila, con una proiezione di arrivare entro la fine dell’anno a superare i 500mila. A regime, considerando anche tutte le aziende sanitarie, si stima un flusso annuo di circa 40 milioni di documenti informatici.

Dal punto di vista tecnologico, il sistema di conservazione del Polo archivistico regionale è ospitato su due data center, uno a Bologna e uno a Milano, collegati in tempo reale in modo che i documenti informatici siano salvati contemporaneamente su entrambi i sistemi, riducendo al massimo il rischio di perdita dei dati.

A regime, il sistema di conservazione sarà in grado di archiviare fino a 1000 Terabyte di dati ovvero fino a circa 200 milioni di documenti amministrativi e sanitari. Il processo avviato porterà ad un notevole risparmio, in termini di tempi e costi, per l’attività della pubblica amministrazione, consentendo un miglioramento dell’efficienza, una maggiore condivisione delle informazioni, una più estesa disponibilità al pubblico di documenti e informazioni e, infine, una riduzione del tempo di avvio dei nuovi servizi.

Nel 2008, con la legge regionale n.17, è stata attribuita all’Ibc la «funzione di archiviazione e conservazione dei documenti prodotti dalla Regione e, mediante convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici.».
Nel 2009, per l’esercizio di questa nuova funzione, è stato istituito, con delibera di Giunta regionale, il «Polo archivistico regionale».
Nel 2010 è stato avviato il servizio di conservazione per la Regione, l’Università di Bologna e la Provincia di Piacenza e si è iniziato ad estendere il servizio ad altri enti (Province, Comuni, Aziende Sanitarie e Università).

 

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